homepage_0_2

Controle van materiaal

  1. 1

    Materiaal_vraag_1_CMS

    Het is van belang dat de organisatie een actueel overzicht heeft van al het hoogrisico materiaal dat aanwezig is. Hierdoor kan bijvoorbeeld worden opgemerkt wanneer materiaal is verplaatst of ontvreemd, en kan snel actuele informatie worden verstrekt in geval van een calamiteit. Het overzicht beschrijft waar hoogrisico materiaal in gebruik of in opslag zijn en wie verantwoordelijk is. Registratie en beheer kunnen op verschillende manieren plaatsvinden, bijvoorbeeld door het gebruik van een elektronisch ‘Laboratory Information Management System’ (LIMS).

    Hoe wordt hoogrisico materiaal geregistreerd en beheerd?

    Hoe wordt hoogrisico materiaal geregistreerd en beheerd?

    Uw organisatie heeft de voorraad en werkoplossingen van het aanwezige hoogrisico materiaal fysiek gecodeerd, elektronisch geregistreerd en dit overzicht wordt actief beheerd (bijvoorbeeld via een LIMS). Hierdoor kan worden opgemerkt wanneer hoogrisico materiaal is misplaatst of ontvreemd en kan snel actuele informatie worden verstrekt in geval van een calamiteit. Het is van belang dat de registratie van de voorraad en werkoplossingen van hoogrisico materiaal actueel is.

    Risico's

    Niet van toepassing.

    Maatregelen

    • Inrichten van een centrale plek voor individuele labjournaals.

    Uw organisatie heeft de voorraad van hoogrisico pathogenen fysiek gecodeerd, elektronisch geregistreerd en dit overzicht wordt actief beheerd (bijvoorbeeld via een LIMS). Hierdoor kan worden opgemerkt wanneer hoogrisico pathogenen verkeerd geplaatst of ontvreemd zijn uit deze voorraad en kan snel actuele informatie worden verstrekt in geval van een calamiteit. Dit geldt niet voor werkoplossingen, bijvoorbeeld besmette proefdieren, monsters, of kweken, als deze niet in een centraal systeem, maar alleen in een labjournaal worden vastgelegd. Het is van belang dat de registratie van alle voorraad en werkoplossingen van hoogrisico materiaal actueel is.

    Risico's

    • Het overzicht van hoogrisico materiaal is niet actueel.
    • Individuele labjournaals zijn mogelijk niet altijd beschikbaar ter inzage.

    Maatregelen

    • Vaststellen van procedures voor actief beheer van de registratie van hoogrisico materiaal.
    • Inrichten van een centrale plek voor individuele labjournaals.

    Indien geen actuele registratie aanwezig is, wordt het lastig om (snel) scherp te krijgen welke hoogrisico materialen aanwezig zijn en waar deze opgeslagen liggen. Hierdoor wordt mogelijk niet opgemerkt wanneer hoogrisico materiaal verkeerd geplaatst of ontvreemd is, of kan er niet direct informatie worden verstrekt in geval van een calamiteit. Het is van belang dat de inventaris van hoogrisico materiaal elektronisch is vastgelegd en actief wordt beheerd, bijvoorbeeld via een LIMS.

    Risico's

    • Het overzicht van hoogrisico materialen is niet actueel.
    • Individuele labjournaals zijn mogelijk niet altijd beschikbaar ter inzage.

    Maatregelen

    • Vaststellen van procedures voor actief beheer van de registratie van hoogrisico materialen.
    • Inrichten van een centrale plek voor individuele labjournaals.

    Indien geen actuele registratie aanwezig is, wordt het lastig om (snel) scherp te krijgen welk hoogrisico materiaal aanwezig is en waar deze opgeslagen liggen. Hierdoor wordt mogelijk niet opgemerkt wanneer hoogrisico materiaal verkeerd geplaatst of ontvreemd is, of kan er niet direct actuele informatie worden verstrekt in geval van een calamiteit. Door beheer van hoogrisico materiaal vast te leggen, kan dit wel. Uw organisatie kan daartoe de voorraad en werkoplossingen van hoogrisico materiaal elektronisch registreren en actief beheren (bijvoorbeeld via een LIMS).

    Risico's

    • Er ontbreekt een overzicht van hoogrisico materialen.

    Maatregelen

    • Vaststellen van procedures voor actief beheer van de registratie van hoogrisico materialen.
    • Inrichten van een centrale plek voor individuele labjournaals.

    Deze vraag is niet van toepassing

  2. 2

    Materiaal_vraag_2_CMS

    Het is belangrijk dat een registratie- en beheeroverzicht alleen toegankelijk, te beheren en te controleren is door mensen die daarvoor geautoriseerd zijn. Daartoe moet bekend zijn wie verantwoordelijk zijn voor het overzicht en het materiaal, maar ook wie hier toegang toe heeft.

    Wie is verantwoordelijk voor de registratie en beheer van hoogrisico pathogenen?

    Wie is verantwoordelijk voor de registratie en beheer van hoogrisico pathogenen?

    Door geautoriseerde personen verantwoordelijk te stellen voor registratie en beheer van hoogrisico materiaal, kan controle geborgd worden en kan actuele informatie over de inventaris van de gehele organisatie snel beschikbaar gemaakt worden. Individuele medewerkers kunnen hieraan bijdragen door informatie over hoogrisico materiaal aan te leveren.

    Risico's

    Niet van toepassing.

    Maatregelen

    Niet van toepassing

    Door geautoriseerde personen verantwoordelijk te stellen voor registratie en beheer van hoogrisico materiaal, kan controle geborgd worden. Hierdoor kan sneller actuele informatie over de inventaris van de gehele organisatie beschikbaar worden gemaakt, dan wanneer deze verantwoordelijkheid bij individuele medewerkers is belegd. Individuele medewerkers kunnen wel verantwoordelijk gesteld worden voor het aanleveren van informatie over hoogrisico materiaal.

    Risico's

    • Alle medewerkers hebben toegang tot het registratie- en beheersysteem.
    • Er ontbreekt een centraal aanspreekpunt voor de gehele organisatie, waardoor de kennis over de geregistreerde hoogrisico materialen gefragmenteerd is.

    Maatregelen

    • Verantwoordelijkheid voor registratie en beheer van hoogrisico materiaal beleggen bij een beperkt aantal geautoriseerde personen binnen de organisatie.

    Indien verantwoordelijkheden rondom registratie en beheer van hoogrisico materiaal niet zijn belegd, is de inventaris van hoogrisico materiaal mogelijk niet actueel en kan er onduidelijkheid ontstaan over wie waarvoor verantwoordelijk is. Daarom strekt het tot aanbeveling om aanwezig hoogrisico materiaal te registreren en actief te beheren en één of meerdere personen verantwoordelijk te maken. Individuele medewerkers kunnen wel verantwoordelijk gesteld worden voor het aanleveren van informatie over hoogrisico materiaal.

    Risico's

    • Er ontbreekt een centraal aanspreekpunt voor de gehele organisatie, waardoor de kennis over de geregistreerde hoogrisico materialen gefragmenteerd is.
    • Het is niet duidelijk welk hoogrisico materialen aanwezig is binnen de organisatie.

    Maatregelen

    • Verantwoordelijkheid voor registratie en beheer van hoogrisico pathogenen beleggen bij een beperkt aantal geautoriseerde personen binnen de organisatie.
    • Opzetten van procedures voor de registratie en beheer van hoogrisico pathogenen, bijvoorbeeld via een LIMS.

    Deze vraag is niet van toepassing

  3. 3

    Materiaal_vraag_3_CMS_0

    Hoogrisico materialen kunnen opgeslagen of in gebruik zijn. Als het wordt gebruikt heeft dat gevolgen voor de kwantiteit van het materiaal en locatie waar het zich bevindt. Het strekt tot aanbeveling om als organisatie overzicht te houden van hoogrisico materiaal vanaf binnenkomst tot en met vernietiging.

    Hoe wordt materiaalgebruik en -verplaatsing binnen uw organisatie bijgehouden?

    Hoe wordt materiaalgebruik en -verplaatsing binnen uw organisatie bijgehouden?

    Een actueel overzicht van het hoogrisico materiaal dat in gebruik is en waar dit materiaal zich bevindt van binnenkomst tot vernietiging, draagt bij aan het verkleinen van de kans dat deze verkeerd geplaatst of ontvreemd worden. Door altijd met twee personen te werken is hier bovendien toezicht op. Naast een actueel overzicht en toezicht op gebruik van hoogrisico materiaal, strekt het ook tot aanbeveling om te controleren of deze na gebruik op een correcte wijze zijn afgevoerd en vernietigd.

    Risico's

    Niet van toepassing.

    Maatregelen

    Niet van toepassing

    Indien niet wordt vastgelegd waar hoogrisico materiaal zich bevindt is het moeilijk om de locatie van dit materiaal snel te controleren. Hierdoor kan materiaal verkeerd geplaatst of ontvreemd worden, zonder dat dit wordt opgemerkt. Dit kan ondervangen worden door ook de locatie van hoogrisico materiaal dat in gebruik is te registreren. Door altijd met twee personen te werken is er toezicht op gebruik. Naast een overzicht en toezicht op gebruik van hoogrisico materiaal, strekt het ook tot aanbeveling om te controleren of deze na gebruik op een correcte wijze zijn afgevoerd en vernietigd.

    Risico's

    • Onvoldoende zicht op welk hoogrisico materiaal zich waar in de organisatie bevindt.
    • Hoogrisico materialen kunnen verkeerd geplaatst of zelfs ontvreemd worden, zonder dat dit wordt opgemerkt.
    • Zonder toezicht op vernietiging en afvoer van hoogrisico materiaal, kan dit na gebruik aanwezig blijven binnen uw organisatie.

    Maatregelen

    • Vastleggen welke hoogrisico materialen waar in gebruik zijn.
    • Procedures opstellen voor registratie van hoogrisico materiaal vanaf binnenkomst tot en met afvoer en vernietiging van hoogrisico materiaal.

    Indien niet duidelijk is welke hoogrisico materialen waar in gebruik zijn, is het moeilijk om dit te controleren. Hierdoor kunnen hoogrisico materialen verkeerd geplaatst of zelfs ontvreemd worden, zonder dat dit wordt opgemerkt. Door altijd met twee personen te werken is er toezicht op gebruik. Door vast te leggen welke materialen in gebruik zijn en waar deze zich bevinden, wordt de kans hierop verder gereduceerd. Naast een overzicht en toezicht op gebruik van hoogrisico materiaal, strekt het ook tot aanbeveling om te controleren of deze na gebruik op een correcte wijze zijn afgevoerd en vernietigd.

    Risico's

    • Onvoldoende zicht op welk hoogrisico materiaal zich waar in de organisatie bevindt.
    • Hoogrisico materiaal kan verkeerd geplaatst of zelfs ontvreemd worden, zonder dat dit wordt opgemerkt.
    • Zonder toezicht op vernietiging en afvoer van hoogrisico materiaal, kan dit na gebruik aanwezig blijven binnen uw organisatie.

    Maatregelen

    • Vastleggen welke hoogrisico materialen waar in gebruik zijn.
    • Procedures opstellen voor registratie van hoogrisico materiaal vanaf binnenkomst tot en met afvoer en vernietiging van hoogrisico materiaal.

    Indien niet duidelijk is welke materialen waar in gebruik zijn, is het moeilijk om dit te controleren. Hierdoor kunnen hoogrisico materialen verkeerd geplaatst of zelfs ontvreemd worden, zonder dat dit wordt opgemerkt. Door altijd met twee personen te werken is er toezicht op gebruik. Door vast te leggen welke materialen in gebruik zijn en waar deze zich bevinden, wordt de kans hierop verder gereduceerd. Naast een overzicht en toezicht op gebruik van hoogrisico materiaal, strekt het ook tot aanbeveling om te controleren of deze na gebruik op een correcte wijze zijn afgevoerd en vernietigd.

    Risico's

    • Onvoldoende zicht op welk hoogrisico materiaal zich waar in de organisatie bevindt.
    • Hoogrisico materialen kunnen verkeerd geplaatst of zelfs ontvreemd worden, zonder dat dit wordt opgemerkt.
    • Zonder toezicht op vernietiging en afvoer van hoogrisico materiaal, kan dit na gebruik aanwezig blijven binnen uw organisatie.

    Maatregelen

    • Vastleggen welke hoogrisico materialen waar in gebruik zijn.
    • Procedures opstellen voor registratie van hoogrisico materiaal vanaf binnenkomst tot en met afvoer en vernietiging van hoogrisico materiaal.

    Deze vraag is niet van toepassing

  4. 4

    Materiaal_vraag_4_CMS

    Het is van belang te weten waar met welk hoogrisico materiaal wordt gewerkt en waar dit wordt opgeslagen, bijvoorbeeld in geval van een calamiteit. Echter, voor de beveiliging van hoogrisico materiaal is het belangrijk dat dit niet als zodanig identificeerbaar is. Door een gecodeerde labelling kan kans op misbruik of ontvreemding worden verkleind of voorkomen.

    In hoeverre kan hoogrisico materiaal worden herkend aan verpakking, opslagfaciliteiten en werkruimten?

    In hoeverre kan hoogrisico materiaal worden herkend aan verpakking, opslagfaciliteiten en werkruimten?

    Wanneer hoogrisico materiaal niet als zodanig identificeerbaar is, wordt de kans op misbruik of ontvreemding verkleind. Door de codering van het hoogrisico materiaal centraal op te slaan, ontstaat er een fysieke scheiding tussen het materiaal en de identificatie-versleuteling. Deze centrale registratie versnelt ook de noodzakelijke informatieverstrekking in het geval van een calamiteit.

    Risico's

    • In geval van een calamiteit kan het langer duren voordat hoogrisico materiaal geïdentificeerd is.

    Maatregelen

    Niet van toepassing.

    Wanneer hoogrisico materiaal niet als zodanig identificeerbaar is, wordt de kans op misbruik of ontvreemding verkleind. Door de codering van het hoogrisico materiaal niet centraal, maar lokaal op te slaan, zou het eenvoudiger kunnen zijn om het hoogrisico materiaal te identificeren. Ook kan door de afwezigheid van de centrale registratie de informatieverstrekking in het geval van een calamiteit mogelijk verhinderd worden.

    Risico's

    • In geval van een calamiteit kan het langer duren voordat hoogrisico materiaal geïdentificeerd is.

    Maatregelen

    • Centrale registratie van hoogrisico materiaal.

    Wanneer hoogrisico materiaal direct identificeerbaar is, neemt de kans op doelgerichte ontvreemding toe. Centrale registratie vereenvoudigt de informatieverstrekking in het geval van een calamiteit, maar de afwezigheid van versleuteling maakt uw organisatie kwetsbaar.

    Risico's

    • Met het oog op misbruik en diefstal is identificatie van hoogrisico materiaal eenvoudiger indien geen gebruik gemaakt wordt van gecodeerde labelling.
    • Centrale registratie van hoogrisico materiaal, al dan niet versleuteld, maakt je organisatie mogelijk kwetsbaar bij een cyberaanval.

    Maatregelen

    • Opstellen van procedures voor codering van hoogrisico materiaal.

    Wanneer hoogrisico materiaal direct identificeerbaar is, neemt de kans op doelgerichte ontvreemding toe. Ook kan door de afwezigheid van de centrale registratie de informatieverstrekking in het geval van een calamiteit mogelijk verhinderd worden.

    Risico's

    • Met het oog op misbruik en diefstal is identificatie van hoogrisico materiaal eenvoudiger indien geen gebruik gemaakt wordt van gecodeerde labelling.

    Maatregelen

    • Opstellen van procedures voor codering van hoogrisico materiaal.
    • Centrale registratie van hoogrisico materiaal.

    Deze vraag is niet van toepassing